Có một phần mềm trực tuyến tốt là nhu cầu quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước này. Muốn tổ chức một hội nghị trực tuyến thành công, hãy tham khảo danh sách 14 phần mềm dưới đây.
Phần mềm trực tuyến là gì?
– Tên gọi đầy đủ của nó là phần mềm hội nghị trực tuyến. Nó cho phép bạn tổ chức nhiều loại cuộc họp trực tuyến khác nhau, bất kể những người tham gia đang ở đâu.
– Phần mềm trực tuyến sử dụng internet nên bất cứ ai có kết nối mạng đều có thể tham gia họp.
– Một cuộc họp trực tuyến có thể bao gồm yếu tố video, những người tham gia có thể nhìn thấy nhau khi sử dụng webcam. Hoặc cuộc họp sẽ chỉ có audio.
– Phần mềm trực tuyến có thể được sử dụng để tiến hành các loại hội họp như: các cuộc họp nhân viên truyền thống, hội thảo trên web, webcast, cộng tác, đào tạo.
– Để tiến hành một cuộc họp trực tuyến thành công, doanh nghiệp cần một phần mềm trực tuyến tốt.
Các tính năng chính của phần mềm trực tuyến
Khi lựa chọn một phần mềm trực tuyến, các doanh nghiệp nhỏ nên chú ý đến một số tính năng phổ biến sau:
– Khởi tạo cuộc họp: tính năng này rất qwuan trọng nếu bạn đóng vai trò là host của hội nghị truyền hình.
– Chia sẻ màn hình: nếu bạn muốn người tham gia nhìn thấy những gì hiển thị trên màn hình máy tính của bạn trong suốt hội thảo thì bạn cần tính năng này.
– Ghi lại cuộc họp: tính năng này hữu ích cho những ai không thể tham gia cuộc họp, họ có thể xem lại bản ghi.
– Audio: nếu một vài thành viên trong nhóm không có webcam thì chí ít họ có thể tham gia qua audio.
– Slideshow: tính năng trình chiếu có thể là cách tuyệt vời để bạn sắp xếp thông tin trình bày trong một hội nghị trên web.
– Trò chuyện riêng tư: cho phép các thành viên trong nhóm chat riêng với nhau khi cuộc họp diễn ra.
– Hội nghị truyền hình: cho phép người dự họp có thể dùng webcam để họ nhìn được nhau.
– Hỗ trợ kỹ thuật: nếu đây là lần đầu tiên bạn tổ chức một hội nghị truyền hình qua web, hãy đảm bảo phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật khi bạn cần.
– Giá cả: bạn sẽ muốn chọn một phần mềm trực tuyến phù hợp với ngân sách của mình.
14 phần mềm trực tuyến tốt nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ.
– Skype for Business: cho phép cuộc họp tối đa 250 người. Sử dụng công cụ chia sẻ màn hình và cộng tác trực tuyến trong thời gian thực. Cho phép ghi lại cuộc họp.
– Meet by Google Hangouts: cho phép tổ chức các hội nghị truyền hình trực tiếp. Nếu bạn có tài khoản G Suite Enterprise, bạn có thể tổ chức cuộc họp lên đến 50 người. Nhưng nếu chỉ là G Suite Basic và Business, số lượng người bị giới hạn là 25.
– Cisco WebEx: có các tính năng chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp và lưu trữ đám mây, phòng họp cá nhân. Có nhiều gói cước cho bạn lựa chọn, gói khởi điểm sẽ cho phép 50 người tham gia họp, gói doanh nghiệp cho phép tối đa 1.000 người tham gia.
– GoToMeeting: là một phần mềm trực tuyến có nhiều tính năng như thiết lập phòng họp cá nhân với URL riêng, chia sẻ màn hình trong thời gian thực, ghi lại cuộc họp và lưu trữ trong đám mây. Có bản dùng thử.
– Zoom: phần mềm trực tuyến phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ bởi bản cơ bản miễn phí, có thể tổ chức cuộc họp tối đa 100 người trong vòng 40 phút. Các gói cao cấp sẽ gia hạn thêm số lượng người tham gia và thời lượng họp.
– Join.me: phần mềm trực tuyến này tương đối mới và cũng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên cấp độ dùng thử có nhiều hạn chế, chỉ cho tối đa 3 người tham dự cuộc họp. Gói doanh nghiệp cho phép bạn tổ chức cuộc họp tối đa 250 người.
– RingCentral Office: số lượng họp video và audio không giới hạn, có tính năng chia sẻ màn hình. Cấp độ cơ bản giới hạn 4 người mỗi cuộc họp. Cấp độ cao cấp nhất cho phép 200 người tham gia họp. Có bản dùng thử ở mọi cấp độ.
– ClickMeeting: là phần mềm trực tuyến cho phép bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến và hội thảo trên web. Các cuộc họp chứa tối đa 25 người nhưng nếu là hội thảo thì có thể nhiều hơn.
– Adobe Connect: cho phép ghi lại cuộc họp, thậm chí là tái xuất bản chúng.
– Zoho Meeting: phần mềm trực tuyến này có tính năng chia sẻ màn hình, ghi lại phần chia sẻ màn hình và audio của cuộc họp.
– Amazon Chime: là một công ty nổi tiếng về phần mềm trực tuyến. Nó thiết lập các cuộc họp trên web với tính năng trả tiền khi thực hiện.
– HighFive: nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh và có nhiều cuộc họp thì nên lựa chọn phần mềm trực tuyến này, nó tích hợp một nền tảng phần cứng và phần mềm cho tất cả nhu cầu họp trực tuyến của bạn.
– AnyMeeting: phần mềm trực tuyến này có 2 gói, gói 1 cho phép họp tối đa 10 người, gói 2 tối đa 30 người. Tất cả các gói đều có tính năng chia sẻ màn hình, trò chuyển, khả năng gửi email mời và nhắc nhở về cuộc họp.
– UberConference: phù hợp với các cuộc họp trên web nhỏ. Phiên bản miễn phí cho phép bạn tổ chức cuộc họp với 10 người tham gia.
– BlueJeans: Các cuộc họp cho phép tối đa 50 người tham gia và không giới hạn thời gian họp. Bạn có thể sử dụng lịch của Outlook, Office 365 hoặc Google để lên lịch họp. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ màn hình, thậm chí phát trực tiếp lên Facebook.
