Khi lắp đặt phòng họp trực tuyến, đặc biệt là những phòng hội nghị công cộng hoặc phòng họp công ty, yêu cầu một số thiết bị để đảm bảo các cuộc họp diễn ra thành công.
Lợi ích của họp trực tuyến
Trước hết, chúng ta hãy điểm qua vài lợi ích cơ bản của hình thức họp trực tuyến.
– Họp trực tuyến tiết kiệm hơn rất nhiều so với họp trực tiếp trong truyền thống. Dịch vụ này chỉ đòi hỏi một máy tính hoặc một thiết bị kết nối internet.
– Hình thức họp này cho phép kết nối từ khắp nơi trên thế giới. Tiến bộ của công nghệ trong thế giới hiện đại đã cải thiện kết nối internet, vì vậy, người dùng có thể kết nối và tương tác từ bất cứ nơi nào.
– Các cuộc họp ảo cho phép chia sẻ đủ loại thông tin theo thời gian thực giữa những người tham gia.
– Khi tổ chức một cuộc họp trực tuyến, khả năng tham gia của moi người là rất lớn. Điều này thì những cuộc họp truyền thống không làm được.
– Họp trực tuyến có hiệu suất cao hơn so với họp truyền thống.
Phần cứng để lắp đặt phòng họp trực tuyến
Với những tiến bộ mới nhất trong lĩnh vực công nghệ, điều quan trọng là phòng họp được trang bị những công cụ cần thiết để tiến hành hội nghị truyền hình.
Trước đây, quá trình lắp đặt phòng họp trực tuyến khá phức tạp và tốn kém. Nhưng với các phần mêm họp trực tuyến có mặt trên thị trường hiện nay, việc thiết lập phòng họp trực tuyến có giá cả phải chăng hơn trước rất nhiều. Mặc dù vậy, vẫn có một số phần cứng tối thiểu cần thiết cho phòng họp. Những trang thiết bị này có thể được mua với nhiều mức giá khác nhau, giúp doanh nghiệp nhỏ có thể lắp đặt phòng họp trực tuyến cơ bản, tổ chức được những hội nghị truyền ở quy mô nhỏ.
Những thiết bị ấy bao gồm:
Màn hình
– Một trong những điều quan trọng nhất khi lắp đặt phòng họp trực tuyến là đảm bảo có một màn hình để nhiều người trong phòng có thể xem được.
– Trước đây, điều này sẽ bị giới hạn, người ta thường sử dụng màn hình ti vi hoặc những màn máy chiếu trên cao.
– Giờ đây, có rất nhiều lựa chọn màn hình khác như màn máy chiếu, những màn máy tính màn hình phẳng lớn thay thậm chí là ti vi độ phân giải cao, màn hình mỏng và lớn.
– Một lựa chọn khác là sử dụng máy chiếu lên một bức tường trống lớn, không có chướng ngại vật. Cách này phù hợp với những nơi có máy chiếu độ nét cao và muốn tiết kiệm tiền.
– Tuy nhiên, một màn hình độ nét cao sẽ hiệu quả hơn bởi hình ảnh được chia sẻ sẽ sắc nét. Nếu chọn màn máy chiếu thì lại phải đi kèm với máy, màn hình ti vi và máy tính thì không cần.
Những chiếc loa giống nhau cho tất cả người tham gia
– Trước đây, các hội nghị được tổ chức mặt đối mặt hoặc yêu cầu ai đó gọi điện rồi mở loa ngoài để có thể tham gia.
– Trong khi một số giải pháp hội nghị qua điện thoại đã đạt được tiến bộ trong những năm gần đây, xu hướng bây giờ là không chỉ họp qua điện thoại nữa. Thay vào đó, người ta thích hội nghị truyền hình để những người tham gia họp cảm giác như họ đang ở chung một căn phòng.
– Một chiếc loa chất lượng tốt giúp những người tham gia hội nghị truyền hình có thể nghe rõ người khác nói. Những chiếc loa tương tự cũng cần thiết để tất cả mọi người nghe được âm thanh của các video hoặc các bản trình bày.
– Bổ sung loa vào quá trình lắp đặt phòng họp trực tuyến sẽ rất có lợi bởi không cần loa riêng cho video và người tham gia qua điện thoại.
Các phụ kiện bổ sung
– Có một số phụ kiện bổ sung cần đưa vào lắp đặt phòng họp trực tuyến hiện đại. Chúng bao gồm camera và microphone để có thể tổ chức các hội nghị truyền hình mà có nhiều người tham gia.
– Điều này cho phép những người tham gia từ xa nhìn được những gì mà người trong phòng họp nhìn thấy.
– Có rất nhiều cuộc họp được tổ chức có sử dụng laptop hơn trước. Vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo cơ sở mạng không dây trong phòng họp chạy trơn tru. Nếu điều này không thể thực hiện được thì cần lắp đặt hệ thống mạng dây cho căn phòng.
Trên đây là những thiết bị cần để lắp đặt một phòng họp trực tuyến cơ bản. Hy vọng các bạn đã có được thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của mình.
