Hội nghị qua điện thoại vẫn là công nghệ phổ biến nhất hiện nay. Chất lượng âm thanh hội nghị là điều cần thiết cho tất cả các hình thức họp, dù là qua điện thoại hay qua web. Đây cũng là yếu tố khiến các cuộc hội nghị gặp nhiều rắc rối nhất.
Làm thế này để khắc phục tình trạng tiếng ồn, cuộc gọi bị ngắt, mất tiếng… Dưới đây là những cách bạn có thể áp dụng để tạo ra chất lượng âm thanh hội tốt nhất cho các cuộc họp và sự kiện quan trọng.
Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng
– Dù bạn có làm gì nhưng cũng vô ích nếu không chọn được nhà cung cấp âm thanh hội nghị đáng tin cậy. Vì thế, hãy chọn một nhà cung cấp tốt nhất.
– Khi tìm hiểu các nhà cung cấp, cần lưu ý đến: xếp hạng hoặc tỷ lệ đáng tin. Đường truyền được đảm bảo. Truy cập được 24/7. Tìm hiểu thông số kỹ thuật nếu được.
– Những công ty lâu năm trong lĩnh vực hội nghị qua điện thoại thường cung cấp âm thanh hội nghị chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Những dịch vụ gọi hội nghị miễn phí thường không thể đáp ứng được nhu cầu của khách.
– Khi tìm hiểu một nhà cung cấp âm thanh hội nghị, hãy đọc tất cả những đánh giá của những người đã từng dùng qua dịch vụ của họ.
Luôn chọn analog
– Nếu lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hội nghị, hãy luôn chọn dịch vụ âm thanh analog. Điều đó có nghĩa là nếu được chọn giữa đường điện thoại truyền thống và VoIP (âm thanh qua internet), bạn nên chọn truyền thống.
– Ngay cả khi bạn muốn tổ chức hội nghị trên web, một số nhà cung cấp có khả năng tích hợp âm thanh bằng cách trên điện thoại với web để bạn có được chất lượng âm thanh hội nghị tốt nhất.
– VoIP có độ tin cậy thấp hơn, tùy vào kết nối internet của bạn. Nếu mạng chậm sẽ gây ra sự cố khi gọi điện.
– Nếu bạn chỉ được chọn âm thanh VoIP, hãy đảm bảo một kết nối internet đáng tin cậy. Kết nối bằng cáp Ethernet có thẻ giúp bạn tránh được tình trạng Wifi không ổn định.
Sử dụng điện thoại cố định với tai nghe
– Dù bạn là người tham gia hay là host của cuộc họp, bạn luôn có được trải nghiệm âm thanh hội nghị tốt nhất khi dùng điện thoại cố định, thay vì dùng di động. Chất lượng cuộc gọi của điện thoại cố định luôn vượt xa di động.
– Nếu không thể sử dụng điện thoại cố định để tham gia cuộc gọi, hãy đảm bảo dịch vụ điện thoại di động luôn ổn định và bạn ở trong vùng phủ sóng để tránh cuộc gọi bị gián đoạn hay bị hủy. Hạn chế tiếng ồn xung quanh một cách tối đa để có chất lượng âm thanh hội nghị tốt nhất.
– Bạn có thể dùng tai nghe (cho cả điện thoại cố định và di động) để cải thiện micro và loa. Tai nghe sẽ giúp bạn khử tiếng ồn xung quanh, giúp bạn có âm thanh hội nghị tốt nhất.
Kiểm soát môi trường
– Hãy tìm một địa điểm yên tĩnh, không bị quấy rầy để thực hiện hội nghị điện thoại.
– Việc tạo ra một môi trường yên tĩnh rất quan trọng cho những người đóng vai trò host trong một cuộc hội thảo qua điện thoại bởi chất lượng âm thanh cho người nói chính là vô cùng quan trọng.
Tận dụng tính năng ngắt
– Chức năng tắt tiếng của dịch vụ là điều cần thiết để loại bỏ những tiếng ồn không thể kiểm soát xung quanh.
– Với hầu hết các dịch vụ, host có khả năng tắt tiếng của chính mình và người khác. Điều này giúp cho chất lượng âm thanh hội nghị được tập trung, không bị phân tán vì tiếng ồn xung quanh.
– Những người tham gia hội nghị thoại cũng có khả năng tiếng tiếng của mình nếu muốn.
Điều chỉnh âm lượng của mình
– Âm lượng mặc định trên điện thoại có thể quá to hoặc quá nhỏ, hãy điều chỉnh lại cho phù hợp với hội nghị.
– Nếu dùng di động để tham gia họp, bạn cần tăng âm lượng loa để người bên kia nghe thấy. Nếu bạn ở một mình, có thể bật loa ngoài để nghe âm thanh hội nghị dễ hơn. Nhưng khi đến lượt bạn nói thì nhớ tắt loa ngoài để tránh tiếng ồn lọt vào điện thoại.
– Tùy vào tính năng thiết bị, bạn có thể điều chỉnh cả âm lượng micro hoặc sử dụng tai nghe gắn micro để thao tác dễ hơn.
Để tay rảnh rỗi
– Tay bạn có thể vô tình tạo ra những tiếng ồn làm gián đoạn âm thanh hội nghị, chẳng hạn như: chạm vào micro, gãi, đánh máy, quần áo lạo xạo… Vì vậy, hãy giảm những chuyển động ở gần micro.
Điều chỉnh micro cách miệng phù hợp
Tránh để micro ngay trước miệng, hãy để chếch sang bên một chút bởi khi chúng ta phát âm, có những âm thanh gây khó chịu nếu để micro sát môi.
Ngăn tiếng vang
– Hiện tượng tiếng vang xảy ra trong hội thảo qua điện thoại khi một giọng nói truyền qua loa của bạn, vọng lại vào micro khiến người nói nghe được giọng của mình sau một lúc.
– Để tránh điều này, bạn nên để hệ thống loa cách xa microphone nhất có thể. Microphone phải được đặt ở phía trước và không di chuyển trong suốt cuộc gọi. Hãy luôn tắt tiếng khi bạn đang mở loa ngoài bởi nếu không làm vậy, tình trạng tiếng vang sẽ nghiêm trọng hơn.
– Một số nhà cung cấp dịch vụ hội nghị có thể cung cấp âm thanh hội nghị có tính năng hủy tiếng vang. Nhưng điều đó còn phụ thuộc nhiều vào những người tham gia họp.
Thực hiện lại cuộc gọi
– Nếu như bạn gặp vấn đề với âm thanh hội nghị và tất cả những phương án bên trên đều không thành công, hãy gác máy và gọi lại.
– Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của phía cung cấp dịch vụ nếu vấn đề âm thanh hội nghị lặp đi lặp lại và không tìm được nguồn gốc.
