Hội nghị trực tuyến có thể mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho một tổ chức. Vì vậy, việc lựa chọn những thiết bị hội nghị trực tuyến phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận tốt nhất là điều rất quan trọng.
Khi tiến hành lựa chọn thiết bị hội nghị trực tuyến, bạn cần xem xét những yếu tố sau:
Có bao nhiêu người sẽ tham gia họp trong một phòng?
– Nếu chỉ có 1-2 người tham gia vào một cuộc gọi, bạn có thể sử dụng laptop hoặc máy tính để bàn. Đây là cách khá kinh tế để thiết lập một hội nghị trực tuyến với chiếc webcam nhỏ. Thường thì laptop hoặc máy tính để bàn cũng đã tích hợp sẵn micro.
– Nhưng nếu có nhiều người hơn thì những thiết bị hội nghị trực tuyến nói trên là chưa đủ. Webcam có trường quan sát ngắn và việc lấy nét bị giới hạn, thường chỉ vài mét. Nhiều người tham gia hơn nghĩa là mọi người sẽ phải ngồi xa loa và micro hơn. Điều này khiến những người trong cuộc họp sẽ khó nghe thấy nhau nói.
Bạn muốn kết nối với bao nhiêu người cùng lúc?
– Khi bạn muốn giao tiếp với người khác, họ cũng cần một hệ thống hội nghị trực tuyến tương thích. Tức là họ cũng cần có những thiết bị hội nghị trực tuyến để kết nối với bạn.
– Nếu bạn muốn nhiều địa điểm được kết nối cùng lúc như trong một cuộc gọi hội nghị, bạn cần một thiết lập đa điểm.
Các thiết bị hội nghị trực tuyến kết nối như thế nào?
– Hầu hết các hệt thống ngày nay được thiết lập bằng cách sử dụng giao thức IP, trước đây là tiêu chuẩn ISDN.
– Điều này có nghĩa là bạn chỉ cần cắm các thiết bị hội nghị trực tuyến vào mạng internet. Sau vài thao tác thiết lập mạng ban đầu, thiết bị sẽ tận dụng truy cập internet hiện có của bạn để tiến hành giao tiếp.
Bạn có loại cơ sở hạ tầng mạng nào?
Hầu hết các loại mạng đều có khả năng hỗ trợ hội nghị trực tuyến. Nhiều doanh nghiệp lớn có kết nối internet rất tốt, có khả năng cung cấp trải nghiệm video tuyệt vời. Chất lượng video phần lớn bị ảnh hưởng bởi kết nối internet kém.
Tối thiểu bạn phải có tốc độ internet là 1Mb theo mỗi hướng.
Bạn muốn tổ chức cuộc họp ở đâu?
– Vị trí bạn muốn thực hiện cuộc họp tác động chủ yếu đến các thiết bị hội nghị trực tuyến mà bạn sẽ sử dụng.
– Nếu bạn đi trên đường thì sẽ sử dụng máy tính bảng, smart phone hoặc laptop. Khi thực hiện những cuộc họp kiểu này, bạn sẽ gặp một số bất lợi như không kiểm soát được tiến ồn, thiết bị phải chịu chất lượng kết nối có sẵn tại một vị trí cụ thể.
– Máy tính xách tay có thể mang lại chất lượng cuộc họp tốt hơn đáng kể bởi dùng thiết bị này, bạn thường sẽ ngồi tại một chỗ, trong phòng, và như vậy là môi trường sẽ yên tĩnh hơn một chút.
– Thách thức số 1 đối với việc sử dụng các thiết bị di động là cách kết nối với những hệ thống lớn hơn ở trụ sở chính. Nhưng đó là điều trước đây, bây giờ, bạn có thể sử dụng một dịch vụ hội nghị và dễ dàng hội họp chỉ với một cú click chuột vào đường link trong email.
– Trong phòng họp, môi trường sẽ được kiểm soát nhiều hơn. Đây là nơi bạn có thể tận dụng lợi thế của việc có cả một hệ thống các thiết bị hội nghị trực tuyến. Chúng sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm cộng tác, giao tiếp thực tế hơn rất nhiều.
– Những hệ thống phòng họp lớn hơn thường có khả năng quản lý nhiều kết nối cùng một lúc. Vì vậy, bạn có thể gặp tất cả nhóm của mình ở cùng thời điểm, ngay cả khi họ ở các địa điểm khác nhau.
Như vậy, có rất nhiều yếu tố cần xem xét trước khi lựa chọn các thiết bị hội nghị trực tuyến. Nếu một doanh nghiệp bỏ ra số tiền đáng kể để đầu tư lúc ban đầu, lợi ích họ thu được có thể tính theo cấp số nhân. Hội nghị trực tuyến không chỉ giảm thời gian, chi phí đi lại mà còn mang lại lợi ích vô giá khi bạn nhận phản hồi tinh tế từ ngôn ngữ cơ thể nhờ vào việc nhìn được người khác đang nói.
