Hội nghị truyền hình là một công cụ hữu ích để cộng tác nhóm. Nó ngày càng phổ biến cho những người làm việc từ xa. Hội nghị truyền hình mang lại nhiều thông tin hơn so với các cuộc gọi hội nghị bởi nó có cho phép người tham gia nhìn thấy được cả cử chỉ, nét mặt và khả năng chia sẻ màn hình.
Chọn đúng dịch vụ hội nghị truyền hình phù hợp cho doanh nghiệp là điều quan trọng. Có bao nhiêu người sẽ tham gia cuộc gọi của bạn? Bạn cần tích hợp các ứng dụng khác, chẳng hạn như Google Docs để chia sẻ với những người dùng khác không? Bạn dự định sử dụng hội nghị truyền hình bao lâu một lần? Bạn cần xem xét tất cả các yếu tố đó trước khi quyết định.
Cách chọn dịch vụ hội nghị truyền hình phù hợp
Dưới đây là những điều bạn nên lưu ý khi tìm kiếm giải pháp hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, tổ chức của mình.
Số người tham gia
Xem xét có bao nhiêu người có khả năng tham gia các cuộc hội nghị này thường xuyên. Một số dịch vụ cho phép bạn kết nối một ít người tham gia miễn phí, vậy nếu bạn không cần kết nối nhiều người, bạn không cần trả nhiều tiền (hoặc có khi là miễn phí). Những dịch vụ chuyên kết nối rất nhiều người dùng, thậm chí cho phép không giới hạn số lượng người tham gia hội nghị. Phạm vi rất rộng nên việc biết mình cần gì trước khi bắt đầu có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, xác định rõ số tiền mình nên cân nhắc trước khi chi ra.
Dễ sử dụng
Không quan trọng việc có bao nhiêu người tham gia nếu họ không biết cách sử dụng phần mềm. Hãy đảm bảo bạn chọn một dịch vụ hội nghị truyền hình dễ điều hướng. Nếu không, bạn có thể bắt đầu trình bày mà những người tham gia cần thiết lại không xem được hoặc bỏ lỡ cơ hội kết nối tất cả. Đừng để một giao diện người dùng không thân thiện là điều duy nhất khiến doanh nghiệp của bạn bị đình trệ.
Các loại cuộc họp
Một số dịch vụ cao cấp cho phép bạn thiết lập các phòng họp khác nhau, tùy vào loại cuộc họp. Banju thích tổ chức một diễn đàn mở kiểu hỏi và trả lời, nơi mà mọi người có thể đưa ra phản hồi? Bạn sắp thuyết trình hoặc có một bài giảng và muốn những người tham gia khác bị tắt tiếng? Biết mình tổ chức loại cuộc họp nào hoặc nếu bạn tổ chức nhiều loại cuộc họp, hãy tìm kiếm một dịch vụ có thể đáp ứng mọi nhu cầu của mình.
Trải nghiệm di động
Toàn bọ điểm của hội nghị truyền hình là có thể kết nối với mọi người từ. Đôi khi, điều đó có nghĩa là kết nối từ một thiết bị di động. Giống như giao diện người dùng nói chung, bạn sẽ muốn thử một dịch vụ hội nghị truyền hình trên cả máy tính bảng lẫn smartphone để đảm bảo rằng bất cứ người tham gia nào kết nối qua di động cũng trải nghiệm tích cực giống như khi kết nối bằng máy tính bàn.
Ghi lại video/audio
Đôi khi, việc lưu lại những điểm nổi bật của cuộc họp rất hữu ích. Khả năng ghi lại audio/video là cần thiết nếu như bạn muốn xem và phát lại cuộc họp. Nếu những người tham gia không giỏi việc ghi chép, có thể họ cần một bản lưu trữ online những cuộc họp trước đây. Với tính năng này, bạn cũng có thể lưu lại các cuộc họp để làm tài liệu giới thiệu hay đào tạo cho nhân viên mới.
Chia sẻ màn hình
Bạn có thẻ nâng cao các cuộc họp và phần trình bày bằng cách khiến cho chúng tương tác hơn. Chia sẻ màn hình là thành phần trung tâm để khiến người tham gia tập trung vào cuộc họp. Nếu bạn cần giải thích các điểm tốt hơn của phần trình bày hoặc cho một nhân viên ở xa truy tập tài liệu một cách chắc chắn, chia sẻ màn hình có thể giúp bạn làm điều này nhanh hơn.
Tích hợp ứng dụng
Nhiều nền tảng hội nghị truyền hình cho phép tích hợp ứng dụng của bên thứ ba, chẳng hạnh như Microsoft PowerPoint. Phần mềm chia sẻ mà bạn đang sở hữu trong hệ thống hội nghị truyền hình có thể giúp bạn nhập các bản trình bày và tài liệu. Hơn nữa, nhiều dịch vụ có khả năng ghi chú, một số cho phép người tham gia thực hiện những ghi chú riêng. Hãy xem xét khả năng bạn cần để làm việc trong hệ thống hội nghị của mình và bạn muốn những người tham gia có ảnh hưởng như thế nào đối với cuộc họp.
Hỗ trợ khách hàng
Bạn nên dành thời gian gọi điện đến đường dây chăm sóc khách hàng trước khi quyết định cộng tác với một công ty để bạn cảm nhận được cách thức họ sẽ đối xử với mình. Khi có điều gì đó không ổn, bạn muốn có một đường dây hỗ trợ kỹ thuật đáp ứng nhanh và chính xác, đồng thời đối xử với bạn một cách nghiêm túc, tôn trọng doanh nghiệp của bạn một cách xứng đáng.
UCBI hiện cung cấp các giải pháp hội nghị truyền hình Polycom, công ty hàng đầu trong ngành cộng tác và truyền thông hợp nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu và mua các thiết bị hội nghị truyền hình tốt nhất, uy tín nhất hãy liên hệ với công ty theo hotline 0932.099.969 hoặc đến trực tiếp các địa chỉ :
Tầng 3, tòa nhà Viettime, đường Dương Đình Nghệ, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng chi nhánh Hồ Chí Minh: Tầng 2 tòa nhà TF 408 Điện Biên Phủ, Phường 11 Quận 10, Hồ Chí Minh.
