Trong khi họp trực tuyến qua internet ngày càng phổ biến, bạn đã biết tại sao các doanh nghiệp, tổ chức lại tin tưởng lựa chọn hình thức hội nghị này chưa? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.
Họp trực tuyến qua internet hay hội nghị trên web là một trong những dịch vụ trực tuyến mà thông qua đó, bạn có thể bắt đầu một cuộc họp gần như trực tiếp.
Tất cả những gì bạn cần để tổ chức một cuộc họp trực tuyến qua internet là một kết nối mạng ổn định, một thiết bị, một phần mềm hoặc công cụ để có thể kết nối với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên trong cuộc họp.
Mặc dù khá khác với họp truyền thống được tổ chức trong phòng, họp trực tuyến qua internet lại cung cấp tất cả những phương tiện thiết yếu. Dù bạn muốn chia sẻ màn hình với người khác trong cuộc họp, hay chia sẻ file, tài liệu, bạn đều có thể làm được. Trong thực tế, hình thức họp này khá thuận tiện và tiết kiệm chi phí hơn so với họp truyền thống.
Họp trực tuyến qua internet là gì?
– Bạn có thể định nghĩa họp trực tuyến qua internet là một hội nghị hoặc cuộc họp được tổ chức trong một địa hạt ảo thông qua mạng internet. Nó cho phép bạn thêm người vào cuộc họp nếu muốn. Những người ấy có thể ở cách bạn rất xa.
– Chỉ với sự giúp đỡ của internet, hội nghị trực tuyến có thể diễn ra như một cuộc họp mặt đối mặt.
– Để thực hiện được một họp trực tuyến qua internet, bạn cần một nền tảng hoặc công cụ để bắt đầu cuộc gọi hội thảo.
Tại sao chọn họp trực tuyến qua internet
Có một số lợi ích khi lựa chọn hình thức họp trực tuyến qua internet thay vì hội nghị truyền thống. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc với cách họp này. Thậm chí, nó còn khá thuận tiện và dễ dàng hơn đối với những người hay đi du lịch.
Tiết kiệm tiền và thời gian
Chắc chắn, họp trực tuyến qua internet giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn. Nếu bạn muốn tham gia cuộc họp, không cần phải đi hàng trăm ngàn kilomet tới địa điểm họp. Với sự giúp đỡ của công nghệ, mọi người đến tham dự họp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, cho dù họ ở đâu. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí khi di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Vì vậy, dù ai đó ở phía đông, bạn lại ở phía tây, vẫn chẳng có vấn đề gì khi tiếp tục cuộc họp.
Ghi lại cuộc họp
Một lợi ích thuyệt vời khác mà bạn được trải nghiệm với sự giúp đỡ của họp trực tuyến qua internet đó là bạn có thể ghi lại toàn bộ cuộc họp. Vậy nên, nếu có ai không thể có mặt tại cuộc họp, bạn cũng không cần phải họp lại, chỉ cần đưa cho họ bản ghi lại đó. Bản ghi lại này có thể được sử dụng để làm tài liệu tham chiếu cho những tháng, thậm chí là những năm sau đó.
Kéo thế giới lại gần hơn
Cũng giống như bất cứ cuộc họp bình thường nào khác, bạn có thể thấy những người tham gia khác và nói chuyện với họ. Bạn có thể trình bày dưới sự giúp đỡ của các tính năng chia sẻ màn hình mà công cụ họp trực tuyến qua internet cung cấp.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển các file, tài liệu, sử dụng bảng trắng và nhận hướng dẫn thông qua cuộc họp trực tuyến này. Vậy nên, ngay cả khi những người tham gia cuộc họp ở khắp nơi trên thế giới, với sự giúp đỡ của các tính năng họp trực tuyến qua internet, bạn có thể có được sự giao tiếp hiệu quả.
Tăng hiệu quả công việc
Họp trực tuyến qua internet chắc chắn sẽ giúp mọi người tăng tốc độ hiệu quả công việc. Vì vậy, tốc độ dự án sẽ nhanh và dễ dàng hơn khi bạn không cần chờ đợi động đội hay đối tác. Bạn có thể thực hiện một cuộc họp trực tuyến qua internet cho dù đồng nghiệp của mình ở đâu và tiếp tục thực hiện dự án. Điều này sẽ tăng tốc độ hoàn thành dự án.
Thậm chí, nếu bạn sắp xếp một cuộc họp truyền thống, bạn sẽ phải tổ chức mọi thứ như: tìm phòng họp, thông báo cho mọi người biết trước ít nhất 1 tuần. Với họp trực tuyến qua internet, bạn có thể tập trung vào công việc của mình và thông báo cho mọi người về cuộc họp trước 1-2 ngày là được.
Họp khẩn
Trong trường hợp bạn cần sắp xếp một cuộc họp khẩn ngay trong ngày thì họp trực tuyến qua internet là lựa chọn tốt nhất. Bạn không cần chờ mọi người đáp chuyến bay rồi tới văn phòng. Chỉ cần gửi một email hay tin nhắn về giờ họp, cuộc họp khẩn sẽ được tổ chức suôn sẻ.
Trên đây là những lý do khiến họp trực tuyến qua internet trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp và tổ chức trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay. Hy vọng các bạn sẽ lựa chọn được một hình thức và công cụ họp để mang lại hiệu quả cao trong công việc.
